Quartalsabrechnung beschleunigen: 6 KV-Tipps mit KI-Unterstützung

Die Quartalsabrechnung ist für viele Hausärzte der schlimmste Tag im Quartal. Ein, zwei Abende sortieren, suchen, korrigieren — und am Ende der Verdacht, dass irgendwo Ziffern fehlen. Das geht 2026 deutlich besser. Sechs Maßnahmen, die in echten Praxen Stunden sparen — und teilweise ein paar Tausend Euro auf der Abrechnung.

1. Plausibilitätsprüfung vor Abgabe — nicht danach

Die meisten Praxisverwaltungssysteme können eine Plausibilitätsprüfung gegen die KV-Regeln laufen lassen, bevor die Abrechnungsdatei rausgeht. Viele nutzen das nicht. Folge: sachlich-rechnerische Berichtigungen kommen Wochen später, und Sie korrigieren rückwirkend.

Lösung: Plausi-Lauf am Tag vor Abgabe. Im PVS einmal eingerichtet, dauert er zehn Minuten. Sie sehen sofort, wo Ziffern fehlen oder Kombinationen nicht zueinander passen.

2. Honorarsimulation am Quartalsende

Mehrere KVen bieten Online-Portale an, in die Sie Ihre Abrechnungsdatei vor finaler Abgabe als Test hochladen können. Die Simulation gibt eine Honorarprognose mit Genauigkeit von -2 bis +3 Prozent zurück.

Praktischer Effekt: Wenn die Prognose deutlich unter dem Vorquartal liegt, wissen Sie, dass etwas fehlt. Meist sind es Chroniker-Ziffern, GOP-Zuschläge oder Hausbesuchs-Kombis, die das PVS nicht automatisch zieht.

3. Chroniker-Ziffern systematisch prüfen

Ein Klassiker bei Hausärzten: Patientin kommt seit Jahren wegen Diabetes, Hypertonie, KHK. Die Chroniker-Pauschale (zum Beispiel 03220, 03221) wird im Quartal aber nicht abgerechnet, weil sie an spezifische Bedingungen geknüpft ist (Behandlungsfall, dokumentierte Diagnose, ggf. DMP).

Eine systematische Liste aller Patienten mit chronischen Diagnosen, abgeglichen mit den im Quartal abgerechneten Ziffern, deckt regelmäßig 2 bis 5 Prozent vergessenes Honorar auf.

“Mein erstes Quartal nach systematischer Chroniker-Prüfung: 3.800 Euro mehr. Ich hatte vorher einfach nicht hingeschaut.” — Hausarzt aus Brandenburg

4. KI-Unterstützung bei der Codierung

Seit 2022 ist im PVS ein Kodier-Check der KBV integriert — für die vier Diagnosegruppen Diabetes, Herzinfarkt, Schlaganfall, Hypertonie-Folgen. Wenn Sie eine ICD-Auswahl treffen, prüft der Check im Hintergrund, ob die Kodierung in sich stimmig ist und schlägt gegebenenfalls Korrekturen vor.

Moderne KI-Doku-Lösungen gehen weiter: Sie schlagen aus dem Sprechstundengespräch direkt ICD-Codes und passende EBM-Ziffern vor. Der Arzt prüft, übernimmt — fertig. Die Codierung passiert während der Sprechstunde, nicht abends.

Methode	Zeit pro Patient	Fehlerquote	Vergessene Ziffern
Klassisch händisch	90 Sekunden	4–8 %	5–15 %
Kodier-Check der KBV	60 Sekunden	2–4 %	5–15 %
KI-Vorschlag aus Gespräch	15 Sekunden	2–3 %	1–3 %

5. Hausbesuche nicht vergessen — auch die Wegegebühren

Ein klassischer Verlust-Klassiker: Hausbesuch dokumentiert, Ziffer 01410 angekreuzt, Wegegebühr (zum Beispiel 7080 oder 7100) vergessen. Bei zwei Hausbesuchen pro Tag und sechs Wochen ohne Wegegebühr fehlen schnell 800 Euro pro Quartal.

Wenn Ihre Doku die Adresse erfasst und Ihr PVS das richtig auswertet, passiert das automatisch. Wenn nicht: einmal pro Quartal eine Liste aller Hausbesuche ziehen und händisch gegenprüfen.

6. Akten-Durchgang mit KI-Stichproben

Statt jede Patientenakte am Quartalsende von Hand zu prüfen, lassen sich heute Stichproben automatisieren: Eine KI gleicht erfasste Diagnosen mit erbrachten Leistungen ab und markiert Auffälligkeiten — Patient mit dokumentiertem Diabetes, aber ohne DMP-Ziffer im Quartal. Patient mit Wunde dokumentiert, aber ohne Wundversorgung abgerechnet.

Sie prüfen am Ende nicht 1.200 Akten, sondern 30 markierte Fälle. Der Aufwand für die Quartalsabrechnung sinkt von Stunden auf Minuten — bei höherer Trefferquote.

Was Sie ab heute einbauen können

Drei Schritte, die Sie diese Woche umsetzen können:

Plausi-Lauf vor jeder Abgabe einrichten (PVS-Hotline, 15 Minuten).
Liste aller chronisch Erkrankten ziehen und mit den Ziffern des laufenden Quartals abgleichen.
Beim KI-Anbieter nachfragen, ob er ICD- und EBM-Vorschläge direkt aus dem Gespräch generiert — und ob die Vorschläge im PVS landen oder Sie sie händisch übertragen müssen.

Der praktische Hinweis am Ende

Otium schlägt während der Sprechstunde ICD-Codes und passende EBM-Ziffern vor — der Arzt prüft, gibt frei, der Eintrag landet in der Karteikarte. Praxen, die das einsetzen, berichten von 5 bis 15 Prozent höherer Quartalsabrechnung — nicht durch andere Leistung, sondern weil keine Ziffer mehr untergeht.